De link is verlopen — en nu?

Een aanmeldmap staat een vast aantal dagen open. Is die termijn voorbij en heeft de cliënt niet genoeg ingevuld, dan krijgt de map de status Verlopen en werkt de link niet meer. De cliënt ziet dan een melding dat de link is verlopen.

Dat is geen probleem: je zet hem in twee klikken weer open.

De termijn verlengen

1. Open de map in Beheer › Mappen.
2. Klik op Verleng termijn.
3. Je krijgt de vraag of je de uitnodiging opnieuw wilt mailen. Kies wat past.

De map gaat terug naar de status Nieuw en de termijn begint opnieuw te lopen, met hetzelfde aantal dagen als in het mapsjabloon staat. Alles wat de cliënt al had ingevuld blijft gewoon staan — hij hoeft niet opnieuw te beginnen.

Stuur je de mail opnieuw, dan gaat die naar hetzelfde adres als de eerste keer. Heeft de map meerdere ontvangers, dan krijgen ze allemaal een nieuwe uitnodiging.

De eerste mail is nooit aangekomen

Staat de map op Versturen mislukt, dan is de uitnodiging niet bezorgd — bijvoorbeeld door een typefout in het e-mailadres. Ook dan gebruik je Verleng termijn en kies je ervoor de mail opnieuw te versturen.

Voorkomen dat een map verloopt

In het mapsjabloon staan twee instellingen die hierover gaan:

• Aanmeldgemak blijft X dagen open staan — hoeveel tijd de cliënt krijgt. Merk je dat mappen vaak verlopen, dan is dit getal waarschijnlijk te laag voor jouw doelgroep.
• Stuur herinnering na X dagen — na hoeveel dagen de cliënt automatisch een herinnering krijgt. Zet dit ruim vóór het einde van de termijn, anders komt de herinnering te laat om nog iets te veranderen.

Wil je zelf een seintje krijgen zodra een map verloopt? Dat kan met een regel op de status Verlopen. Zie Automatisch mailen bij een statuswijziging.

Wat verlengen niet doet

• Het maakt geen nieuwe map aan. Het is dezelfde map, met dezelfde inhoud en dezelfde antwoorden.
• Het verandert niets aan wat er al naar ONS is geschreven.
• Een map die op Geannuleerd staat verleng je niet; die is bewust ingetrokken.