Een uitdraai maken: Excel van je mappen en ZIP van een aanmeldmap

Je kunt op twee plekken een uitdraai maken: een Excel met alle verstuurde mappen, en een ZIP met de complete inhoud van één aanmeldmap. Ze beantwoorden verschillende vragen, dus hieronder staan ze allebei.

Excel met alle verstuurde mappen

Wil je weten welke mappen er zijn verstuurd, aan wie, en hoe ver ze zijn? Ga naar het mappenoverzicht en klik rechtsboven op Excel.

Je filters gaan mee. Zoek je eerst op een naam, een status of een bepaalde aanmeldmap, dan bevat de Excel precies die selectie — niet alles. Zo maak je bijvoorbeeld in twee klikken een lijst van alles wat op Verlopen staat.

In het bestand staan deze kolommen:

• Aangemaakt
• Naam
• E-mail
• Cliëntnummer
• Map
• Interne map naam
• Status
• Labels
• Aangemaakt door

Je ziet alleen de cliënten waar je in ONS bij mag. Twee collega's kunnen dus een verschillende uitdraai krijgen van hetzelfde overzicht, en dat is de bedoeling.

Dezelfde knop zit in het Ondertekengemak-overzicht, en werkt daar op dezelfde manier.

ZIP met de inhoud van één aanmeldmap

Wil je laten zien hoe een aanmeldmap is opgebouwd — bijvoorbeeld voor een audit, een aanbesteding of een collega die hem naloopt? Open de aanmeldmap via Beheer › Mappen, klik op bewerken, en klik rechtsboven op Download.

Je krijgt een ZIP-bestand met daarin:

• een Excel met elk onderdeel van de map: Categorie, Map, Soort document, Titel document, Omschrijving, Labels, Optioneel en Datum
• elke PDF die aan die onderdelen hangt

Zo heb je in één bestand de complete opzet van de map plus alle formulieren die erin zitten.

De knop verschijnt alleen bij een map die al bestaat, niet bij een nieuwe die je nog aan het maken bent.

Wie mag wat

• De Excel van het mappenoverzicht kun je maken als je Aanmeldgemak of Ondertekengemak mag gebruiken.
• De ZIP van een aanmeldmap is voor beheerders van Aanmeldgemak. Zie je de Download-knop niet, dan heb je die rol niet.

Elke uitdraai wordt vastgelegd in het logboek, net als andere handelingen met cliëntgegevens.

En de andere producten?

Communicatiegemak en Inleengemak hebben hun eigen Excel-knop in hun overzicht. Bij Communicatiegemak krijg je onder meer Cliënt, Onderwerp, Status, Laatste bericht en het aantal berichten per gesprek.