Automatisch mailen bij een statuswijziging: regels en e-mailsjablonen instellen

Met Regels laat je Aanmeldgemak automatisch een e-mail sturen zodra een aanmeldmap van status verandert. Bijvoorbeeld: de collega die de map heeft aangemaakt krijgt bericht zodra de cliënt de map heeft ingevuld, of zodra een map is verlopen. Je collega's hoeven dan niet meer zelf het dashboard in de gaten te houden.

Waar vind ik regels?

Regels staan op één plek: Beheer > Instellingen > Regels.

Zie je in een aanmeldmap (bij Aanmeldmap wijzigen) de link Email regels bewerken? Dat is een snelkoppeling naar exact diezelfde pagina. Er zijn dus geen twee soorten regels.

Regels gelden altijd voor het hele account. Wil je een regel maar voor één aanmeldmap laten gelden, dan beperk je dat met de conditie Map is.

Zie je de tegels Regels en E-mailsjablonen niet staan? Dan is de functie nog niet aangezet voor jouw account, of heb je er geen rechten voor. Neem in dat geval contact op met support.

Hoe werkt een regel?

Een regel bestaat uit drie onderdelen, en de tekst van de mail staat op een vierde plek:

1. Trigger – altijd hetzelfde: Wanneer een gemakje van status verandert.

2. Condities – wanneer de regel wel en niet geldt (welke status, welke map).

3. Actie – Stuur e-mail: aan wie, en met welk sjabloon.

4. E-mailsjabloon – het onderwerp en de tekst van de mail zelf.

Let op. Een sjabloon doet uit zichzelf niets – er moet een regel naar verwijzen. Andersom stuurt een regel zonder sjabloon niets.

Voorbeeld 1: mail naar de aanmaker zodra de map is ingevuld

1. Ga naar Beheer > Instellingen > E-mailsjablonen en klik op Nieuw sjabloon.

2. Geef het sjabloon een herkenbare naam (bijvoorbeeld Aanmeldmap ingevuld – melding medewerker).

3. Vul een Onderwerp in, bijvoorbeeld: Aanmeldmap van {{ naam }} is ingevuld.

4. Zet in het Bericht de link naar de map met de variabele {{ map_url }}. Klik op Opslaan.

5. Ga naar Beheer > Instellingen > Regels en klik op Nieuwe regel.

6. Geef de regel een naam en voeg de condities toe: Status is = Ingevuld, en daaronder Map is = de aanmeldmap waar het om gaat. Moet de regel voor alle mappen gelden, laat die tweede conditie dan weg.

7. Klik op Voeg actie toe: Stuur e-mail, ontvanger Verzendende medewerker, e-mailsjabloon = het sjabloon uit stap 1.

8. Zet de regel op actief en sla op.

Verzendende medewerker is precies de collega die de aanmeldmap heeft aangemaakt en verstuurd. Zij krijgen de mail met de link erin, zonder dat ze het dashboard in hoeven.

Voorbeeld 2: mail als de map is verlopen

Precies hetzelfde recept, maar met de conditie Status is = Verlopen. Een map springt automatisch op verlopen zodra de geldigheidsdatum voorbij is. Dat wordt elk kwartier gecontroleerd, dus de mail komt kort daarna binnen.

Let op: als bij de aanmeldmap ook een afscheidsmail is ingesteld, krijgt de cliënt daar los van deze regel al bericht. De regel komt daar bovenop en gaat naar de medewerker.

Welke condities kan ik gebruiken?

Alle condities van een regel moeten kloppen (en/en, niet en/of). Voeg je geen enkele conditie toe, dan geldt de regel voor elke statuswijziging.

• Status is – de status waar de map naartoe gaat.

• Vorige status was – de status waar de map vandaan kwam.

• Map is – beperkt de regel tot één aanmeldmap.

• Soort map is – Aanmeldgemak of Ondertekengemak.

De statussen

• Aangemaakt – de map bestaat, maar is nog niet verstuurd.

• Verstuurd – de uitnodiging is naar de cliënt gegaan.

• Herinnering verstuurd – de herinneringsmail is naar de cliënt gegaan.

• Bezig – de cliënt is begonnen met invullen.

• Ingevuld – de map is compleet en kan worden verwerkt.

• Wordt verwerkt – een medewerker is met de map bezig.

• Verwerkt – de map is afgehandeld.

• Verlopen – de geldigheidsdatum is voorbij - er is niet genoeg ingevuld om de map te gaan verwerken.

• Geannuleerd – de map is ingetrokken.

• Versturen mislukt – de eerste e-mail kon niet worden bezorgd.

Aan wie kan de mail gestuurd worden?

• Client – het e-mailadres waar de aanmeldmap naartoe is gestuurd.

• Verzendende medewerker – de collega die de map heeft aangemaakt.

• Zelf ingevuld adres – een vast adres dat je zelf invult, bijvoorbeeld een gedeelde postbus van het team.

Wil je zowel de cliënt als een medewerker mailen? Voeg dan twee acties toe aan dezelfde regel, elk met hun eigen ontvanger en sjabloon.

Variabelen in het sjabloon

In het onderwerp en het bericht kun je variabelen gebruiken. Die worden bij het versturen vervangen door de gegevens van de cliënt en de map:

• {{ naam }} – de naam van de cliënt. Ook beschikbaar: {{ voornaam }}, {{ achternaam }}, {{ aanhef }}, {{ initialen }}, {{ geboortedatum }}, {{ clientnummer }}, {{ email }}, {{ mobiel }} en de adres- en locatievelden.

• {{ map_url }} – de link naar de map in Beheer. Voor medewerkers.

• {{ ticket_url }} – de link waarmee de cliënt de map invult.

Twee belangrijke spelregels, die het systeem ook afdwingt bij het opslaan:

• {{ map_url }} mag alleen in mails aan medewerkers. In een mail aan de cliënt wordt hij geweigerd.

• {{ ticket_url }} mag juist alleen in de mail aan de cliënt. Plak nooit een gekopieerde link naar Aanmeldgemak in de tekst: die wijst naar de map van een andere cliënt. Gebruik altijd de variabele.

Let op: {{ geldig_tot }} en {{ ontvanger }} werken alleen in de mails die vanuit de aanmeldmap zelf worden verstuurd, niet in mails vanuit een regel. In een regelmail blijven die leeg.

Kan ik een mail sturen als de map bijna verlopen is?

Nee, dat kan op dit moment niet. Bijna verlopen is alleen een filter op het dashboard en in het mappenoverzicht – het is geen status die een map echt krijgt. Regels reageren op een statuswijziging, en omdat een map nooit op ‘bijna verlopen’ springt, kan er ook geen regel afgaan.

Wat wel kan, en dicht in de buurt komt:

1. Zet bij de aanmeldmap de optie Herinnerings email (optioneel) aan met een aantal dagen. Die herinnering gaat naar de cliënt en spoort hem aan vóórdat de map verloopt. Dat helpt de doorlooptijd direct.

2. Zodra die herinnering is verstuurd, krijgt de map de status Herinnering verstuurd. Daar kun je wel een regel op zetten, met dezelfde stappen als hierboven. Praktisch gezien is dat je ‘bijna verlopen’-signaal: de collega krijgt bericht op het moment dat de cliënt zijn herinnering krijgt.

Werkt mijn regel wel?

Open de regel in Beheer > Instellingen > Regels. Onderaan de pagina staat Laatste uitvoeringen: per keer dat de regel is afgegaan zie je het tijdstip, of het gelukt is, en wat er precies is gedaan. Staat daar niets, dan is de regel nog niet afgegaan – controleer dan of de regel op actief staat en of de condities niet te streng zijn.

Twee dingen om in de gaten te houden:

• De mail gaat pas uit bij een echte statuswijziging. Een map die al op ‘Ingevuld’ stond en opnieuw wordt opgeslagen, laat de regel niet nog een keer afgaan.

• Is er geen e-mailadres bekend voor de gekozen ontvanger, dan wordt er niets verstuurd.