Wat is Communicatiegemak

Met Communicatiegemak stuur je als zorgteam een veilig bericht naar een naaste van de cliënt, en kan die naaste jou antwoorden. Geen losse e-mail, geen appje op een privételefoon: het gesprek staat in het cliëntdossier in Nedap ONS, waar het hoort.

Hoe werkt het

Je start een gesprek vanuit Communicatiegemak. Je kiest een gespreksopener: een kant-en-klaar begin met de eerste boodschap en de e-mail die de naaste uitnodigt om mee te lezen.

De naaste krijgt een e-mail met een persoonlijke link. Om het gesprek te openen vult hij een verificatiecode in — die tweede stap zit er altijd op, want zo'n link blijft open staan en mag niet genoeg zijn op zichzelf.

Daarna gaat het heen en weer als een gewoon gesprek. Jullie antwoorden vanuit ONS, de naaste vanuit zijn browser.

Het gesprek staat in ONS

Elke boodschap schrijven we als rapportage weg in het dossier van de cliënt. Dat is niet een kopie: het gesprek béstaat daar, en nergens anders. Dus:

• Je collega's zien het gesprek gewoon in ONS, ook zonder Communicatiegemak te openen.
• Wat er is gezegd blijft bewaard zoals elke andere rapportage.
• Gaat het wegschrijven naar ONS mis, dan gaat het bericht ook niet weg. Liever een foutmelding voor jou dan een uitnodiging naar een leeg gesprek.

Elk gesprek is een nieuw gesprek

Je kunt niet aanhaken bij een lopend gesprek. Start je er een, dan is dat altijd een nieuwe draad met een eigen onderwerp en een eigen link.

Dat is met opzet zo. Een gesprek over de verhuizing en een gesprek over de medicatie horen niet in dezelfde draad, en de naaste ziet zo meteen waar het over gaat.

Het overzicht

In het overzicht zie je alle gesprekken, met daarboven hoeveel er in elke stapel zitten. Je filtert op:

• Alles
• Wacht op ons — de naaste heeft als laatste iets gestuurd
• Wacht op hen — jullie hebben als laatste iets gestuurd

Gesprekken staan op het laatste bericht gesorteerd, niet op wanneer ze zijn gestart. Wat het langst wacht staat dus bovenaan.

Wat een naaste mag sturen

Een gesprek staat open voor wie de link heeft, dus er zitten grenzen op wat er binnenkomt:

• Één bestand per bericht, maximaal 5 MB. Alleen een afbeelding of een PDF.
• 10 berichten per uur en 30 per dag per gesprek.
• Maximaal 5 berichten achter elkaar zonder antwoord van jullie. Daarna kan de naaste pas weer verder als iemand heeft gereageerd.
• Er zit een woordfilter op. Dat kijkt alleen naar een lijst met scheldwoorden, niet naar toon of bedoeling. De lijst is expres kort: liever een enkel scheldwoord door de zeef dan iemand die over de zorg voor zijn moeder schrijft te horen krijgt dat zijn bericht niet gepast is.

Gespreksopeners beheren

Een gespreksopener heeft een interne titel, een titel voor de naaste, de openingsboodschap en de tekst van de uitnodigingsmail. Je zet een opener op niet actief in plaats van hem te verwijderen: gesprekken die ermee zijn gestart blijven ernaar verwijzen.

Wat Communicatiegemak niet is

• Geen aanmeldmap. Er is niets in te vullen, niets af te vinken en niets compleet te maken. Daarom zit een gesprek ook niet in een mapsjabloon.
• Geen chat. Berichten komen niet binnen terwijl je kijkt; je ziet ze als je het gesprek opent.
• Geen moderatiesysteem. Het woordfilter vangt scheldwoorden, verder niets.