Wat is ondertekengemak?

Ondertekengemak is een digitale ondertekenoplossing die volledig integreert met Nedap ONS. Het biedt zorgorganisaties een snelle, veilige en efficiënte manier om documenten te laten ondertekenen door cliënten, vertegenwoordigers en/of andere betrokkenen. Met Ondertekengemak kun je tot drie verschillende ondertekenaars toevoegen en het gehele ondertekenproces uitvoeren.

1. Genereer een brief in ONS

Het proces start door een brief te genereren in Nedap ONS. Deze brief wordt automatisch opgeslagen onder Documenten met de tag “gegenereerde brief”. Ondertekengemak haalt vervolgens alle brieven met deze tag automatisch op. Hierdoor hoef je geen documenten handmatig te uploaden.

2. Start Digitale Ondertekening

Rechts onderin ONS verschijnt de knop “Start digitale ondertekening”. Deze knop wordt zichtbaar dankzij de browserextensie voor Chrome of Edge. In een apart artikel kun je meer lezen over het installeren en activeren van deze extensie. Wanneer je op de knop klikt, opent Ondertekengemak automatisch via SSO (Single Sign-On). Je hoeft dus geen aparte inloggegevens te gebruiken.

3. Je komt in de Ondertekengemak-omgeving

In de Ondertekengemak-omgeving kun je:

• Een begeleidende e-mail opstellen
• Tot drie ondertekenaars toevoegen
• Tags meegeven die worden gebruikt wanneer het document teruggeplaatst wordt in ONS
• Kiezen voor standaard of hybride ondertekening
• De locatie van handtekeningen bepalen

Automatische handtekeninglocatie met tags

Bij het bepalen van de handtekeninglocatie zijn er twee opties:

1. Handmatig handtekeningvelden plaatsen

Je selecteert zelf waar de handtekening in het document moet komen.

2. Automatische plaatsing via tags

Wanneer je bij het genereren van de brief gebruikmaakt van:

• {{ signer1 }} - Ondertekenaar 1
• {{ signer2 }} - Ondertekenaar 2
• {{ signer3 }} - Ondertekenaar 3

dan herkent Ondertekengemak deze automatisch. De handtekening wordt direct op de juiste plek geplaatst in het document. Dit bespaart tijd en voorkomt fouten.

4. Document versturen voor ondertekening

Wanneer alles klaarstaat, kun je het document versturen. De ondertekenaar ontvangt:

1. Een e-mail met een link naar het document

2. Een verificatiecode voor een extra beveiligingsstap en vervolgens de optie om het digitaal te ondertekenen.

Invulbare velden en verplichte invulvelden

Ondertekengemak ondersteunt het gebruik van invulbare velden binnen documenten. Hiermee kunnen cliënten of andere ondertekenaars voorafgaand aan het ondertekenen extra informatie invullen. Dit is handig als niet alle gegevens in ONS staan en  waarbij aanvullende gegevens nodig zijn.

Er zijn twee soorten invulvelden:

• Invulbare velden – Dit zijn tekstvakken die door de ondertekenaar kunnen worden ingevuld. Deze velden zijn optioneel.
• Verplichte invulvelden – Deze velden moeten verplicht worden ingevuld voordat het document kan worden ondertekend. Dit zorgt ervoor dat belangrijke informatie altijd wordt aangeleverd.

Bij het genereren van een document in Nedap ONS kun je de volgende tags gebruiken om deze velden automatisch te plaatsen:

• {{ textrequired }} – Voegt een verplicht tekstveld toe.
• {{ textarearequired }} – Voegt een verplicht meerregelig invulveld toe.

Ondertekengemak herkent deze tags automatisch en plaatst de bijbehorende velden op de juiste plek in het document. De ondertekenaar moet deze velden invullen voordat het ondertekenen kan worden afgerond.

Deze optie is ideaal voor onder andere intakeformulieren of documenten waar aanvullende informatie nodig is.

5. Automatische opslag in Nedap ONS

Na het ondertekenen wordt het document, inclusief de digitale handtekeningrapportage, automatisch teruggeplaatst in ONS met de juiste tags. Het oorspronkelijke Word-bestand wordt daarbij gearchiveerd. Hieronder zie je hoe de document + labels eruitzien in Nedap ONS.

Hieronder zie je hoe de digitale handtekeningrapportage eruitziet die wij toevoegen aan ieder document dat digitaal wordt ondertekend via Ondertekengemak.