Veelgestelde vragen en foutmeldingen bij Ondertekengemak

Op deze pagina vind je antwoorden op de vragen en foutmeldingen die we bij Ondertekengemak het vaakst voorbij zien komen. Voor een algemene uitleg verwijzen we naar het artikel Wat is Ondertekengemak?

Ik krijg de melding “Handtekeningveld niet gevonden” (of “Signature field not found”)

Zie je de melding “Handtekeningveld niet gevonden in het formulier! Neem contact op met de afzender.”, dan is er in het document geen ondertekenveld gevonden. Controleer dan het volgende:

• Bevat het document een handtekeningveld (via Adobe Acrobat toegevoegd) 
• Bevat het document een van de tags {{ signer1 }}, {{ signer2 }} of {{ signer3 }}?
• Blijft het misgaan, neem dan contact op met support met de naam van de map en het document, dan kijken we mee.

Kan ik meerdere documenten tegelijk ter ondertekening versturen?

Ja. Je kunt bij het opstellen van een ondertekenverzoek meerdere documenten aanvinken; die worden allemaal meegestuurd. 

Ik heb twee ondertekenaars. Hoe bepaal ik waar welke handtekening komt?

Dat hangt af van hoe het document is opgezet:

• Document met de tags {{ signer1 }} en {{ signer2 }}: wij plaatsen de handtekeningvakjes dan automatisch op de juiste plek. Je hoeft zelf niets te slepen. De volgorde waarin je de ondertekenaars kiest bepaalt wie signer1 is en wie signer2: de eerst gekozen ondertekenaar wordt signer 1. Kies dus als eerste de persoon die op de plek van signer 1 moet tekenen.
• Document zonder deze tags: dan kun je de handtekeningvakjes zelf naar de juiste plek slepen. Wil je liever zelf slepen, neem de signer-tags dan niet op in het sjabloon in ONS.

Landt een handtekening op de verkeerde plek, controleer dan of de vakjes/tags op de juiste positie in het document staan en of de ondertekenaars in de juiste volgorde gekozen zijn.

Bij twee ondertekenaars krijg ik twee losse ondertekende versies in plaats van één. Klopt dat?

Ja, dat is bewust zo. Elke ondertekenaar tekent zijn of haar eigen versie van het document, met een eigen handtekeningenrapportage. Op het moment van ondertekenen ziet de eerste ondertekenaar de handtekening van de tweede nog niet, en andersom ook niet.

We voegen de twee handtekeningen daarom niet samen op één pagina. Als één van de partijen uiteindelijk niet tekent, is er namelijk maar één ondertekend document - een samengevoegd document zou dan geen juiste weergave zijn van wat er echt is ondertekend. We bewaren de documenten dus zoals ze daadwerkelijk zijn ondertekend; dat is juridisch de meest betrouwbare en transparante oplossing.

Kan ik een QR-code tonen zodat de cliënt direct op de telefoon kan ondertekenen?

Ja. Op het overzicht van het ondertekenverzoek staat een knop QR Code. De cliënt scant die met de telefoon en opent het ondertekenverzoek direct op het toestel. De tweede factor (2FA) blijft daarbij gewoon van kracht: de cliënt bevestigt na het scannen alsnog met de tweede factor. Handig als de cliënt bij de behandelaar in dezelfde ruimte zit en ter plekke wil tekenen.

De QR-code verschijnt bij een verzoek met één ontvanger. Bij meerdere ondertekenaars ontvangt elke ondertekenaar een eigen (persoonlijke) link, dus dan is er geen enkele gedeelde QR-code.

De link in de mail verwijst naar Aanmeldgemak in plaats van Ondertekengemak

Ondertekengemak is onderdeel van Aanmeldgemak; het domein/de link is daarom correct. De tekst aan de rechterkant van het ondertekenscherm kun je zelf instellen:

• Ga naar Beheer > Ondertekengemak > nieuw ondertekenverzoek (/beheer/sign_folders/new).
• Klik op het tandwieltje naast “Omschrijving rechterzijde cliënt” en pas de tekst aan.

Laat je dit veld leeg, dan tonen wij een generieke standaardtekst.

Worden de labels van het originele ONS-document automatisch overgenomen?

Ja. Als je in Ondertekengemak een ONS-document selecteert waar in ONS al labels aan hangen, worden die labels automatisch voorgeselecteerd. Je kunt ze nog aanpassen of extra labels toevoegen. Dit scheelt een handeling. (Het systeemlabel “Gegenereerde brief” wordt hierbij niet meegenomen, omdat dat geen inhoudelijk label is.)

Het originele document in ONS wordt gearchiveerd

Hhet originele document blijft nu in ONS staan tot de ondertekende versie is geüpload. Pas daarna archiveren we het originele document.

Annuleer of verwijder je een ondertekenverzoek voordat er getekend is, dan blijft het document dus beschikbaar. Zo kan de behandelaar het in ONS aanpassen en eventueel een nieuw ondertekenverzoek starten.