Accounts in Aanmeldgemak: aanmaken, activeren en rechten (rollen/autorisaties)

Kort samengevat

In Aanmeldgemak zijn accounts (gebruikers) gekoppeld aan de omgeving van je organisatie. Wat een gebruiker mag doen in Aanmeldgemak bepaal je met rollen. Bij welke cliënten en locaties een gebruiker mag, wordt niet in Aanmeldgemak geregeld maar in Nedap ONS. Die twee dingen staan los van elkaar; dat verklaart de meeste vragen.

Hoe krijg ik een account?

Er zijn drie manieren waarop een account ontstaat:

• Automatisch via SSO (Google/Microsoft/Okta/Keycloak). Heeft jouw organisatie eenmalig inloggen (SSO) ingesteld, dan wordt bij de eerste geslaagde login automatisch een account aangemaakt. Je logt dan in via de beheeromgeving van je organisatie, bijvoorbeeld https://<organisatie>.secuform.nl/beheer, en kiest daar je SSO-knop (bijvoorbeeld “Inloggen met Google”).
• Door een gebruikersbeheerder van je eigen organisatie. Een collega met de rol Gebruikers beheer (user_admin) kan via Beheer > Users een nieuwe gebruiker aanmaken op e-mailadres. Het account wordt direct actief aangemaakt; daarna ken je in het bewerkscherm de juiste rollen toe.
• Door Easyzorg-support. Je kunt ons vragen een account aan te maken of te activeren. Vermeld altijd de naam, het e-mailadres en voor welke omgeving het account bedoeld is.

Account activeren en de eerste keer inloggen

Werk je met e-mailadres en wachtwoord (dus zonder SSO), dan zet support bij het aanmaken/activeren een tijdelijk wachtwoord voor je klaar. Je ontvangt dit tijdelijke wachtwoord van support en logt daarmee samen met je eigen e-mailadres in. Dit is ook de manier waarop we “activeren” in de praktijk oplossen als een zelf aangemaakt account nog niet werkt.

[te verifiëren: of gebruikers dit tijdelijke wachtwoord zelf via een scherm kunnen wijzigen na de eerste login — in de code is (nog) geen wachtwoord-wijzigen/vergeten-flow gevonden; support zet het wachtwoord nu handmatig.]

Inloggen lukt niet – waar ligt het meestal aan?

• Verkeerd of net iets ander e-mailadres. Log in met exact het e-mailadres waarop het account is aangemaakt. Een variant als mkrijger@… versus m.krijger@… zijn twee verschillende adressen. Krijg je bij “wachtwoord vergeten” alleen een bevestiging bij één van beide varianten, dan is dat het adres dat bekend is.
• Account is nog niet geactiveerd. Is er nog geen werkend wachtwoord ingesteld, dan kun je nog niet inloggen. Vraag support om te activeren; je krijgt dan een tijdelijk wachtwoord.
• Verkeerde omgeving. Accounts en rechten gelden per omgeving. Beheerrechten in de ene omgeving geven geen toegang tot een aparte omgeving (bijvoorbeeld een losstaande locatie-omgeving). Voor zo’n aparte omgeving moet je apart worden toegevoegd.
• Account gedeactiveerd. Een op inactief gezette gebruiker kan niet inloggen.

Kom je er niet uit, neem dan contact op met Easyzorg-support; wij kunnen je wachtwoord opnieuw instellen.

Wat geeft de rol aanmeldgemak_admin (en het verschil met aanmeldgemak_user)?

Rollen bepalen welke functies en menu’s een gebruiker ziet:

• aanmeldgemak_user (“Aanmeldgemak gebruiken”): aanmeldgemakjes aanmaken en versturen, concepten en verzonden aanmeldingen bekijken.
• aanmeldgemak_admin (“Aanmeldgemak mappen beheren”): een aanvullende beheerrol bovenop het gebruik. Hiermee beheer je onder andere de mapsjablonen (folder templates), categorieën, document-labels en tickets.

Belangrijk: de rol aanmeldgemak_admin geeft géén extra toegang tot cliënten of locaties. Voor het bekijken van de verzonden aanmeldgemakjes van cliënten waartoe je toegang hebt, is aanmeldgemak_user voldoende; daar is de admin-rol niet voor nodig.

Cliënt- en locatietoegang: dat regelt Nedap ONS

Welke cliënten en locaties een medewerker in Aanmeldgemak ziet en aan wie zij aanmeldgemakjes mogen sturen, wordt bepaald in Nedap ONS op basis van het recht AanmeldgemakSend. De meeste organisaties koppelen dit aan een locatietoewijzing, zodat een medewerker op die locatie meteen de bijbehorende rechten heeft. Dit betekent ook:

• Ziet een medewerker een locatie of cliënt “onverwacht” verschijnen, dan komt dat vrijwel altijd door een locatiekoppeling in ONS (bijvoorbeeld een cliënt die al aan een nieuwe locatie is gekoppeld voor de wijkzorg), niet door de Aanmeldgemak-rol.
• Mist een medewerker juist toegang tot een cliënt, dan ontbreekt de ONS-autorisatie/locatiekoppeling. Pas dit aan via jullie applicatiebeheerder van ONS — dit kun je niet in Aanmeldgemak zelf wijzigen.

Wie kan gebruikers beheren?

Gebruikers aanmaken en rollen toekennen kan alleen iemand met de rol Gebruikers beheer (user_admin), via Beheer > Users. Enkele aandachtspunten:

• De rollen die je kunt toekennen hangen af van de producten die voor jouw omgeving zijn geactiveerd. De Aanmeldgemak-rollen zijn bijvoorbeeld alleen beschikbaar als Aanmeldgemak voor de omgeving aanstaat.
• Een gebruikersbeheerder beheert wel de gebruikers en hun rollen, maar niet de cliënttoegang — dat blijft ONS (zie hierboven).
• Moet het beheer overgaan naar andere collega’s, of heb je beheerrechten nodig voor een aparte omgeving? Vraag support of een huidige gebruikersbeheerder om die collega’s als user_admin toe te voegen.

Wat hebben we van je nodig bij een supportvraag?

• Voor aanmaken/activeren: naam, e-mailadres en de omgeving.
• Voor inlogproblemen: het exacte e-mailadres en de omgeving.
• Voor cliënt-/locatietoegang: betrek ook jullie ONS-applicatiebeheerder, en geef zo mogelijk een concreet voorbeeld (medewerker + cliënt/locatie).